En général, les archives papier s’entassent dans les armoires et les caves des bureaux. Ce volume important pèse sur l’efficacité des équipes au quotidien puisqu’il devient difficile de retrouver de vieux dossier. Le risque de perte ou de dégât des eaux existe en permanence. Le passage au format numérique est une nécessité pour la survie de la mémoire interne. Cela offre un gain de place immédiat et sécurise le savoir de la structure. Cependant, ce changement de support demande une rigueur absolue qu’il faut suivre avec marche.
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Choisir la bonne méthode pour traiter le vrac papier
Face aux papiers en vrac, le tri est l’étape initiale et décisive de tout projet d’archivage moderne. Il est inutile de tout garder sans réfléchir à la pertinence des données. Pour entamer cette démarche, il est sage de découvrir Numexo et son expertise dans le domaine du document. Le regard d’un expert externe aide à séparer l’essentiel du superflu. Dans la pratique, les serveurs doivent être séparés des factures obsolètes ou des doubles inutiles. Le volume à traiter dicte la stratégie. Un audit préalable permet de définir le périmètre exact du chantier.
Le scan des pièces retenues doit obéir aux critères de qualité élevés. La lisibilité future dépend de la finesse du réglage lors de la prise de vue. Un fichier flou ou mal cadré ne sert à rien. Le format de sortie comme le PDF garantit une lecture facile sur tous les écrans actuels.
Ce travail exige un matériel de pointe que l’entreprise possède rarement en interne. Les scanners industriels traitent des milliers de pages par heure sans abîmer le papier. Confier cette tâche à un spécialiste assure un rendu propre et exploitable tout de suite. Le but est de rendre la donnée accessible en quelques clics.
Sécuriser les données pour garantir la pérennité du savoir
Une fois le papier transformé en fichier, le défi change de nature. La sauvegarde informatique devient la priorité absolue pour le responsable du projet. Un disque dur peut briser sa mécanique à tout moment. Le vol de matériel constitue aussi une menace réelle. Il faut donc multiplier les copies de sécurité sur des supports différents. Le « Cloud » offre une réponse pertinente à ce problème. Il permet de stocker les fichiers hors des murs de la société. En cas d’incendie ou de panne locale, le patrimoine reste intact et disponible. L’accès aux fichiers demande aussi un contrôle strict et rigoureux.
Chaque collaborateur ne doit pas pouvoir lire tous les dossiers. Par exemple, le service comptable protège ses chiffres tandis que les ressources humaines gardent le secret sur les contrats. Avec un outil de pilotage performant, il est plus facile de définir qui a le droit de voir ou de modifier un document. Ainsi, chaque ouverture de fichier est tracée, ce qui rassure les dirigeants et met la structure en accord avec la loi sur la vie privée.
Valoriser le patrimoine historique pour l’image de marque
Les entreprises anciennes possèdent des trésors oubliés dans leurs cartons. De vieux plans, des affiches d’époque ou des registres manuscrits racontent l’histoire de la marque. Le temps dégrade hélas ces supports fragiles : le papier jaunit et l’encre s’efface peu à peu.
Le format numérique sauve ce patrimoine du désastre. On fige l’état du document pour l’éternité. Cela permet aux chercheurs ou aux employés de le consulter sans risque de le détruire par une manipulation maladroite.
