Pour plus d’efficacité dans la gestion des salariés et dans la tenue de la comptabilité d’une entreprise, différents outils sont mis en place. La déclaration sociale nominative est l’un de ces types d’outils. Pour s’assurer du bon fonctionnement de ce processus, un autre outil, le Dsn-Val, sert à tester le premier et à contrôler les données qui s’y trouvent.
Le but est de s’assurer que toutes les informations sont en adéquation avec la DSN et vigueur. Pour mieux comprendre cet outil et son fonctionnement, il faut bien cerner le DSN.
La déclaration sociale nominative est une déclaration des salariés qui doit être faite sur une base mensuelle par les entreprises. Après avoir renseigné les informations nécessaires, l’entreprise envoie la déclaration aux organismes sociaux indiqués par l’État. La DSN n’est pas une déclaration collective. Chaque salarié a droit à sa propre déclaration.
La DSN est un sigle utilisé dans le domaine de la paie et de la comptabilité au sein d’une entreprise. L’objectif principal de la DSN est de centraliser et de communiquer les informations relatives à la gestion de la protection sociale. Cette déclaration doit mentionner avec précision tous les changements survenus au cours du mois en question. Ces changements doivent avoir des conséquences directes sur le montant du salaire.
Il s’agit de :
Arrêt maladie ;
Reprise anticipée ;
Déclaration de grossesse ;
Fin du contrat de travail.
Une historique de la DSN
C’était le 1er janvier 2013 que la DSN a été introduite dans le système français. À son introduction, la DSN n’était pas obligatoire. Les employeurs avaient la liberté de l’utiliser ou de faire recours à d’autres types de déclarations.Compte tenu de cette importance, la DSN a été rendue obligatoire à partir du 1er janvier 2016.
En ce qui concerne les PME, un délai supplémentaire leur a été accordé. Pour ces entreprises, la Déclaration Sociale Nominative est devenue obligatoire à compter du mois de juillet 2017.
Les entreprises concernées par la DSN
Une entreprise qui possède des salariés a l’obligation d’utiliser la DSN. Cette mesure concerne les entreprises privées, les TPE/PME et les structures qui relèvent du régime général de la Sécurité Sociale ou encore du régime agricole. Il y a les entreprises qui évoluent sur la base de régimes spéciaux et qui sont concernées par la déclaration sociale nominative.
La déclaration sociale nominative ne concerne pas les particuliers ou les individus qui se servent des chèques tel un emploi de service. Les auto-entrepreneurs ou les indépendants qui relèvent du Régime Social des Indépendants ou RSI ne sont pas concernés. Si vous appartenez à une de ces catégories, il existe d’autres types de déclarations spécifiques pour vous.
Quel est le délai de la remise de la DSN ?
Toutes les entreprises sont tenues de transmettre la DSN aux organismes concernés une fois par mois. En général, les dates limites de paiement sont le 5 ou le 15 de chaque mois. Cette variation tient compte du profil individuel de chaque société.
Il est nécessaire de savoir que depuis son entrée en vigueur, la déclaration sociale nominative ou DSN remplace la déclaration annuelle de données sociales unifiée ou DADS-U dans la plupart des entreprises. On trouve des catégories d’employeurs qui sont tenues de continuer à remplir la DADS-U en particulier pour ce qui concerne les intermittents.
L’outil Dsn-Val : de quoi s’agit-il ?
Dsn-Val est un outil intégré à Coolpaie. Il permet le contrôle des données au moment de l’extraction DSN. On le trouve sur la plateforme Net-Entreprises. Cette plateforme sert à contrôler via Dsn-Val les données recueillies au moment du dépôt de vos DSN. Pour les personnes qui le souhaitent, il est possible d’installer Dsn-Val sur leur ordinateur.
Cela va leur permettre de contrôler leurs données en dehors de Coolpaie et en amont du dépôt DSN sur Net-entreprises. Il est possible de rencontrer des difficultés au moment de l’utilisation de l’outil Dsn-Val intégré à Coolpaie. Pour les utilisateurs qui se servent de la version 4.0.0.8.282 de Coolpaie, il existe une option pour désactiver l’outil de contrôle Dsn-Val avant de déposer le fichier.
Les données seront par la suite vérifiées lors du dépôt final sur Net-Entreprises. La brique de contrôle Dsn-Val va être installée sur votre ordinateur d’une façon autonome. Cette option n’est offerte qu’aux propriétaires des ordinateurs fonctionnant sous Windows ou sous Linux. Les utilisateurs Mac n’ont pas cette possibilité. Ils doivent s’appuyer sur les services de Net-Entreprises.
Peu importe le schéma de fonctionnement adopté, l’outil Dsn-Val s’assure de la conformité et de la fiabilité des fichiers DSN pour que la transmission aux organismes concernés se passe dans les bonnes conditions. Dsn-Val s’occupe des contrôles du registre technique de la DSN sauf les contrôles métiers, les contrôles inter-déclarations et les contrôles liés à la validité du SIRET.
Comment installer Dsn-Val sur son ordinateur ?
Pour éviter les éventuels désagréments, les utilisateurs préfèrent utiliser Dsn-Val intégré dans le logiciel Coolpaie ou à l’intérieur de l’outil Net-Entreprises. Si vous le voulez, vous pouvez installer cet outil directement sur votre PC. Cette solution renforce le caractère pratique de Dsn-Val. Pour effectuer cette installation, l’ordinateur doit présenter un certain nombre de caractéristiques.
La première condition est relative au système d’exploitation installé sur l’ordinateur. Dns-Val va être uniquement installé sur les appareils qui fonctionnent sous :
Windows Server 2003 et 2008 ;
Un Windows XP ;
les systèmes d’exploitation Windows Vista, Windows 7 et Windows 8, en 32 bits ou 64 bits ;
Linux 32 bits ou 64 bits ;
Et Windows 10.
À part le système d’exploitation, l’ordinateur a besoin d’une version de Java au minimum à 1.7. L’application Dsn-Val et Java doivent se trouver dans la même architecture. Optez pour 32 bits ou 64 bits en fonction de vos préférences et de la capacité de l’ordinateur. Une documentation se trouve à disposition à partir de l’interface de l’outil.
Si vous voulez que les taches fonctionnent d’une façon optimale, assurez la configuration du paramètre “nombre d’anomalies” pour le limiter en permanence à 200.
Un aperçu de Valid’DSN : un complément de Dsn-Val et de Net-entreprises
Valid’DSN est un outil proposé par NET-entreprises. Il ne vient pas en remplacement à Dsn-Val, mais se pose en complément. L’utilisation des deux outils permet d’améliorer la gestion du DSN. Dsn-Val s’occupe de s’assurer que les fichiers DSN sont conformes. Valid’DSN extrait les données de la bande DSN pour que le gestionnaire valide la totalité des montants et effectue les différents contrôles métiers.
Bon à savoir : la différence entre la DSN et la DADS-U
Sur une base annuelle, les entreprises ont l’obligation de transmettre à l’administration la DADS-U. Il s’agit d’une déclaration nominative importante qui intègre l’ensemble des informations indispensables à l’alimentation des comptes salariés et la déclaration des revenus. Pour certaines entreprises, le DSN s’apparente à une DADS-U mensuelle.
La lecture des principes fondateurs de la DSN et de son registre technique démontre que tel n’est pas le cas. La DADS-U intervient au moment de la clôture de l’ensemble des salaires au cours d’une année entière. La DSN de son côté se base sur l’acte de paie de chaque mois. Elle permet aux entreprises de réaliser une photographie exacte de la paie du mois et prend en compte les erreurs et les omissions.
Les erreurs les plus fréquentes sont la non-saisie d’une modification de statut ou la mauvaise affectation à un établissement. Sur réclamation du salarié ou sur constatation de l’entreprise, toutes ces erreurs peuvent faire l’objet d’une régularisation au cours du mois suivant.
